Spesso, quando si parla di dati e report in azienda, si inizia a parlare di tecnologie. Avere lo strumento giusto è sicuramente fondamentale, ma troppo spesso gli imprenditori sottovalutano l’importanza di persone e organizzazione per sfruttare l’investimento tecnologico. Quando questo succede i Sistemi Informativi (SI) possono fallire: non riportando le informazioni richieste dall’organizzazione per decidere o non ispirando la fiducia necessaria a farlo. Un SI solido ed efficace è più di una serie di tecnologie (Hardware & Software) messe insieme, ed è più di un gruppo di persone confinate in una stanza a “smacchinare dati”. Un SI dovrebbe essere il sistema nervoso di un’organizzazione, il SI deve far parte del processo decisionale, soprattutto nelle decisioni chiave, nelle vendite, nel marketing, nella logistica ed in ogni altra funzione aziendale. Qual è il modo migliore per costruire in SI efficace? Si parte sviluppando una strategia che spazia in tutta l’azienda e include una chiara comprensione degli obiettivi da conseguire e come saranno misurate le performances. Questo significa che un SI efficace parte dalla direzione dell’azienda, accertatevi che responsabili si dedichino a definire aspettative e stabilire obiettivi nell’intera organizzazione. Evitate che le strategie e le scelte siano prese in contesti isolati, perché potrebbe produrre sistemi ombra e/o visioni della realtà distorte, fino alla paralisi del SI. Prima di iniziare un qualsiasi progetto informativo fatevi queste domande: l’obiettivo del progetto aiuterà a migliorare le performances? Abbrevierà processi o creerà efficienza? Aumenterà la diffusione della strategia o aumenterà la velocità di adattamento dell’organizzazione? Aumenterà la mia quota di mercato? Aumenterà l’innovatività? Quando ci si pongono queste domande è importante capire che i SI non sono soluzioni software che svolgono operazioni sullo sfondo. Il vostro SI dovrebbe essere un elemento cardine per tradurre la strategia in azione e fornire informazioni fondamentali nelle aree chiave come, per esempio: gestione del personale, aree di mercato potenziale, trend emergenti e cambiamenti ambientali. La resistenza al cambiamento è un elemento che può far fallire la creazione della “cultura del dato” in azienda, in particolare succede quando manca il supporto adeguato dell’organizzazione e/o non vengono indirizzati i talenti individuali. Processi e persone che si basano su SI ben strutturati possono essere un fattore competitivo determinante per il successo dell’azienda ma, allo stato attuale, sono poche le aziende che possono affermare di aver “cambiato pelle”. Pur con strutture diverse, per poter affermare di aver portato la “cultura del dato” in azienda, gli analisti devono lavorare fianco a fianco con gli operativi (persone che sanno come funziona il lavoro e quali sono le sfide da affrontare) per impostare un lavoro condiviso verso obiettivi strategici realistici e rilevanti. I team dovranno avere anche il totale supporto della direzione ed gli obiettivi operativi dovranno essere perfettamente allineati con gli obiettivi strategici. In un’era in cui la massa di dati a disposizione va ben al di sopra della capacità di calcolo umana gli imprenditori hanno bisogno di SI di cui possano fidarsi e informazioni su cui basare le loro decisioni strategiche, non solo per ridurre i costi, ma anche per crescere: quando il SI sarà al suo meglio, l’azienda sarà in grado di anticipare le esigenze clienti, prima ancora che i clienti sappiano di averle.
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