Offriamo le seguenti precisazioni circa costi per alberghi e/o ristoranti sostenuti nell’interesse di clienti e/o fornitori della società:
1) COSTO PROPRIO DEL DIPENDENTE/AMMINISTRATORE IN TRASFERTA.
Il costo sostenuto dal dipendente/amministratore (le due figure sono equiparate quando l’amministratore percepisce redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente, cioè quando percepisce compensi per co.co.co0.) per spese di vitto e alloggio a suo esclusivo vantaggio in trasferta fuori dal comune della sede di lavoro, è deducibile nei limiti previsti dall’articolo 95 T.U.I.R. (180,76 Euro al giorno elevati a 258,23 Euro per le trasferte all’estero), senza il limite del 75%. Da un punto di vista contabile, si tratterà di semplici “spese di trasferte analitiche”. Tali costi dovranno essere inseriti in nota spese debitamente documentati, in questo caso non costituiranno mai reddito per il dipendente o collaboratore anche se d’importo superiore al limite deducibile per l’impresa.
2) SPESE DI VITTO E ALLOGGIO SOSTENUTE DAL DIPENDENTE/AMMINISTRATORE A FAVORE DI ALTRI SOGGETTI.
Si tratta, in generale, di somme anticipate dal dipendente/collaboratore in nome e per conto della società per mantenere i contatti con clienti, anche potenziali, con fornitori, rappresentanti ed altri soggetti. Sono rappresentate nella gran parte dei casi da pranzi, cene, pernottamenti ecc. relativi ad un gruppo di persone. In tutti questi casi, indipendentemente dal luogo in cui viene sostenuta la spesa (entro o fuori il comune, in Italia o all’estero), la restituzione delle somme anticipate, non costituirà mai reddito per il dipendente/collaboratore (in quanto la spesa è sostenuta in nome e per conto della società e, ovviamente, la fattura o ricevuta dovrà essere intestata alla società). Per la società il costo documentato è deducibile nei limiti del 75% in base al comma 5 dell’articolo 109 del T.U.I.R., e potrà essere inserito tra le spese di rappresentanza o meno, sulla base delle nuove regole introdotte con il D.M. 19 novembre 2008.
a) Non costituiscono spese di rappresentanza, ma sono soggette comunque al limite di deducibilità del 75% (in quanto prestazioni alberghiere e somministrazioni di alimenti e bevande), le “spese di vitto e alloggio sostenute per ospitare (esclusivamente) clienti, anche potenziali, in occasione di mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa o in occasione di visite a sedi, stabilimenti o unità produttive dell’impresa”(definizione proposta dallo stesso D.M. del 19.11.2008). Dobbiamo però ricordare che, in questa ipotesi, gli adempimenti burocratici cui l’azienda deve attenersi affinché le spese sostenute possano così qualificarsi sono molto onerosi e, soprattutto, poco appropriati da un punto di vista commerciale.
Da un punto di vista contabile, questo tipo di costi sono da considerarsi “spese promozionali” che dovranno essere inserite nel conto “spese promozionali per alberghi e ristoranti”, deducibili al 75% per distinguerle dalle “spese promozionali” senza limiti di deducibilità.
b) Fuori da queste ipotesi, le spese di cui trattasi sono da considerarsi di rappresentanza, purché si tratti, in ogni caso, di spese effettivamente sostenute, documentate ed inerenti rispetto all’attività d’impresa, ossia “effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare anche potenzialmente benefici economici per l’impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore”. Queste spese, oltre che essere soggette al limite di deducibilità del 75% (spese di vitto e alloggio), soffrono il limite di deducibilità proprio delle spese di rappresentanza di cui al D.M. del 19.11.2008. Quindi, anche in questo caso, da un punto di vista contabile, dovranno essere inserite nel conto “spese di rappresentanza per alberghi e ristoranti”, deducibili oltre che nel limite del 75%, anche nel limite delle spese di rappresentanza per distinguerle dalle “altre spese di rappresentanza”, deducibili con il solo limite proprio di questa categoria di spese.
c) Un’ultima categoria residuale è costituita dalle spese di vitto e alloggio che non hanno alcun fine promozionale, o di pubbliche relazioni, cioè sono quelle spese che mancano del requisito generale dell’inerenza, fiscalmente e contabilmente si tratterà di “costi indeducibili”.
Per completezza sull’argomento trattato, esponiamo, inoltre, ulteriori precisazioni.
Un problema rilevante è dato dal fatto che, spesso, il documento di acquisto (fattura o ricevuta) riepiloga indistintamente spese di vitto e alloggio che fanno riferimento alle varie fattispecie esaminate sopra. Si è quindi nell’evidente difficoltà di ripartire, ad esempio, un’unica fattura di ristorante fra i vari soggetti commensali: dipendenti/amministratori, clienti, fornitori, ecc.. La dottrina (ma anche la stessa Amministrazione Finanziaria), consiglia di dividere forfettariamente l’unico costo per il numero dei partecipanti, e, quindi, di trattare ogni quota secondo la normativa prevista.
Altra difficoltà è quella di fornire la prova di trovarsi in uno dei casi sopra detti. Se da un lato, non vi sono particolari problemi per la posizione del dipendente/amministratore (per i quali il tutto può essere comprovato da un’apposita autorizzazione prestampata che serva anche da nota spese e resoconto del viaggio, firmata dal dipendente/collaboratore e controfirmata dal legale rappresentante o dall’addetto all’ufficio personale dell’azienda), dall’altro appare più difficile provare chi fossero gli altri commensali, nonché dimostrare che si trattasse di clienti, oppure fornitori e non terzi del tutto estranei. Qui non ci sono vere e proprie regole, se non principalmente il “buon senso” (potrebbe, per esempio, essere utile in questo caso predisporre e allegare alla spesa una dichiarazione del dipendente che indichi nome cognome e qualifica del commensale).
Per quanto riguarda invece le prove da fornire nei casi di:
· ospitalità a clienti in occasione di mostre, fiere, esposizioni e simili, e a condizione che in tali manifestazioni siano esposti i beni o i servizi prodotti dall’impresa;
· ospitalità in occasione di visite dei clienti a sedi, stabilimenti, o unità produttive dell’impresa
a fronte della deducibilità totale di queste spese (ridotta al 75% per le spese di vitto e alloggio), il D.M. 19.11.2008 prevede un certo rigore negli obblighi documentali. Si richiede, infatti, un’apposita documentazione, dalla quale risultino le generalità dei soggetti ospitati; la durata e il luogo di svolgimento della manifestazione, obbligo che si correla sembra al solo caso delle mostre, fiere ecc. nonchè la natura dei costi sostenuti.
Al di là della norma puntuale, crediamo sia opportuno che l’azienda si doti di un’apposita procedura di supporto contabile, anche nel caso in cui i clienti siano stati ospitati per una visita all’azienda. Nello specifico, se appare più semplice produrre una documentazione che attesti l’avere organizzato “mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili” (visto che con tutta probabilità si avranno inviti, spese catering, brochure, spese fiera, e quant’altro), non è semplice dimostrare che sia stata effettuata una “visita a sedi, stabilimenti o unità produttive dell’impresa”. Tuttavia, anche in questo caso possono valere alcune indicazioni: per esempio, potrebbe essere utile disporre di un registro da compilarsi di volta in volta con le generalità delle persone presenti che hanno accesso agli ambienti dell’azienda, anche se francamente appare una pratica commerciale poco attenta e sensibile.
Qualora, quindi, ci si possa trovare nell’impossibilità di dare tali dimostrazioni, suggeriamo di considerare anche queste spese come di rappresentanza.
