Per ciò che attiene alle modalità di rendicontazione della spesa in esame sarà necessario provvedere alla redazione di una nota spese analitica relativamente alla quota afferente l’amministratore, mentre per la quota relativa agli altri partecipanti essa non rappresenta una spesa di trasferta, bensì un costo totalmente indeducibile o in alternativa potrà costituire una spesa di rappresentanza.
Dal momento che la spesa è stata sostenuta nei confronti di un soggetto residente in Svizzera, si rendono necessarie alcune considerazioni in merito all’inclusione o meno della stessa nella comunicazione periodica delle operazioni intraprese con soggetti residenti in Paesi c.d. Black-list.
A riguardo, la circolare 2/E del 2011 dell’Agenzia delle Entrate precisa che le spese di trasferta, riepilogate in note spese, sostenute dai dipendenti/collaboratori sono escluse dalla comunicazione in oggetto solamente nel caso in cui i documenti comprovanti le spese siano intestati al dipendente/collaboratore.
Nel caso in esame, invece, la spesa deve essere comunicata proprio per il fatto che i documenti sono intestati alla Società e non all’amministratore che andrà in trasferta.
Quanto, al momento in cui comunicare all’Agenzia delle Entrate l’operazione, rileva l’annotazione nei registri I.V.A. dell’operazione, o se antecedente, nelle scritture contabili. Nel caso in esame, trattandosi di operazione “fuori campo I.V.A.” rileverà il momento di annotazione nelle scritture contabili della spesa (in specie I trimestre 2013). Ciò, indipendentemente dalle modalità di pagamento.
Infine, si fa presente che trattandosi di operazione non rilevante ai fini I.V.A. non sorge in capo alla Società alcun obbligo di reverse charge (autofatturazione), ma è sufficiente solamente registrare il costo in contabilità e conservare la documentazione comprovante la spesa.
