In genere, secondo le norme del TUIR (D.P.R. n.917/1986), i rimborsi spese, per essere deducibili dal reddito di impresa devono essere:
– inerenti all’attività dell’impresa;
– di competenza dell’esercizio;
– certi nell’esistenza;
– determinabili nell’ammontare;
– documentabili.
L’impresa, per dimostrare che sussistono i requisiti della deducibilità dal reddito dei rimborsi spese a dipendenti, collaboratori e agenti, dovrà, quindi:
- predisporre un prospetto giustificativo di tutte le spese rimborsate (c.d. nota spese) e intestato ad ogni singolo dipendente o collaboratore o agente e contenente la descrizione dettagliata e circostanziata delle spese. La nota spese dovrà poi essere debitamente sottoscritta dal datore di lavoro.
- allegare alla nota spese tutti i documenti originali comprovanti gli importi pagati dai singoli dipendenti, collaboratori o agenti.
Pertanto, ai fini della deducibilità dal reddito di impresa delle spese da rimborsare, qualunque esse siano, si rende necessaria, oltre ad una idonea documentazione delle spese, la predisposizione di una nota spese riepilogativa e dettagliata. Se tali spese, per qualsiasi ragione, non vengono evidenziate nella nota spese, sono da considerarsi indeducibili ai fini delle imposte sui redditi. Contabilmente, possono essere imputate ad un conto di costo “Spese diverse indeducibili” o “Rimborsi spese non documentati indeducibili”.
