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Modalità di registrazione di una fattura per pernottamento in albergo di clienti

Nel presente caso, la spesa in oggetto va considerata come una spesa di rappresentanza, non potendo rientrare nella categoria delle spese per ospitalità clienti in quanto l’azienda non era presente all’interno della fiera con un suo stand.

In particolare, ai sensi di quanto disposto dal decreto ministeriale del 19 novembre 2008, sono considerate spese di ospitalità:

  1. le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti, anche potenziali, in occasione di mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa o in occasioni di visite a sedi, stabilimenti o unità produttive dell’impresa;
  2. per le imprese la cui attività caratteristica consiste nell’organizzazione di manifestazioni fieristiche e altri eventi simili, le spese di viaggio, vitto e alloggio per ospitare clienti, anche potenziali, sostenute nell’ambito di iniziative finalizzate alla promozione di specifiche manifestazioni espositive o altri eventi simili;
  3. le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute direttamente dall’imprenditore individuale in occasioni di trasferte effettuate per la partecipazione a mostre, fiere ed eventi simili in cui sono esposti beni e servizi prodotti dall’impresa o attinenti all’attività caratteristica della stessa.

Di conseguenza, in base a quanto disposto dal legislatore, le spese di alloggio sostenute non possono rientrare tra quelle di ospitalità in quanto pur essendo state sostenute per ospitare dei clienti durante una manifestazione fieristica non erano presenti all’interno della stessa beni/servizi prodotti dall’azienda. La norma non fa alcun riferimento al caso in cui all’interno della fiera siano esposti prodotti rappresentati dall’azienda e, quindi, tali spese sembrerebbero rientrare tra quelle di rappresentanza.

Per quanto riguarda le spese di rappresentanza, secondo la circolare 34/E del 13 luglio 2009, che ha illustrato le novità introdotte dalla legge finanziaria 2008 e dal successivo decreto del 19 novembre 2008, per essere qualificate come tali:

  1. deve trattarsi di spese gratuite finalizzate alla promozione sul mercato delle attività e/o dei beni o servizi dell’azienda o alla gestione delle pubbliche relazioni;
    1. le spese devono essere ragionevoli, cioè funzionali al raggiungimento di obiettivi economici, oppure coerenti con le pratiche e gli usi commerciali propri del settore in cui opera l’impresa.

Pertanto, affinché una spesa sostenuta possa essere definita spesa di rappresentanza è necessario che, oltre ad esservi carattere di gratuità, sussista anche una finalità promozionale (divulgazione sul mercato dell’attività svolta, dei beni e servizi prodotti, a beneficio sia degli attuali clienti, che di quelli potenziali) o, alternativamente, una finalità di pubbliche relazioni (iniziative volte a diffondere e/o consolidare l’immagine dell’impresa, ad accrescerne l’apprezzamento presso il pubblico, senza una diretta correlazione con i ricavi).

Sulla base di quanto sopra la spesa in oggetto (pernottamento in albergo per due clienti durante lo svolgimento di una fiera a Rimini nella quale erano esposti prodotti rappresentati dall’azienda) può quindi, rientrare in tale categoria di spese potendo sussistere una finalità promozionale o di pubbliche relazioni ed, inoltre la stessa può essere idonea a generare ricavi, o comunque può risultare coerente con le pratiche commerciali di settore.

Ai fini delle imposte sui redditi per le spese di rappresentanza è stato introdotto un limite quantitativo di deducibilità ancorato ad una percentuale dei ricavi dell’impresa in misura pari:

a)      all’1,3 per cento dei ricavi e altri proventi fino a euro 10 milioni;

b)      allo 0,5 per cento dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente euro 10 milioni e fino a 50 milioni;

c)      allo 0,1 per cento dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente euro 50 milioni.

In materia di Iva, invece, per le spese di rappresentanza operano dei limiti oggettivi alla detrazione dell’imposta ancorati al valore unitario del bene. Così, l’imposta relativa le spese di rappresentanza è indetraibile, come nel caso in oggetto, salvo il caso degli omaggi il cui costo unitario supera 25,82 euro.

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