Per quanto riguarda le spese di trasferta per vitto ed alloggio, precisiamo quanto segue:
a) in base a quanto convenuto tra la società e il suo Amministratore, allo stesso vengono riconosciuti rimborsi a titolo di indennità forfettaria giornaliera pari ad Euro 46,48 (se in Italia e fuori del territorio comunale), che ricomprendono anche le spese di vitto ed alloggio, elevabili ad Euro 77,47 per trasferte all’estero. Sottolineiamo, inoltre, che gli importi indicati hanno tassativo carattere forfettario, per cui il ricorso a rimborsi misti nella stessa giornata (forfettari ed analitici per il vitto) abbattono in maniera progressiva i citati importi si passa rispettivamente a Euro 30,99 (se in Italia e fuori del territorio comunale) e Euro 51,65 per trasferte all’estero, oltre i quali potrebbero scattare i relativi regimi di imponibilità fiscale (sul punto si veda la tabella allegata in calce nella sezione “spese di trasferta” – “indennità forfettarie”). Nel caso di rimborsi analitici per vitto ed alloggio sostenuti in trasferta al di fuori del territorio comunale i limiti di deducibilità IRES salgono a Euro 180,76 se in Italia, o Euro 258,23 se all’estero, in questo caso il rimborso non costituisce mai reddito per il percipiente. Indipendentemente dalla modalità di rimborso, è fatto obbligo per l’Amministratore di presentare nota spese, adeguatamente compilata, con il riepilogo delle trasferte eseguite (per un fac simile si veda l’approfondimento pubblicato anche sul sito internet dello Studio). In caso di rimborso analitico andranno allegati alla nota spese anche le fatture o ricevute fiscali intestate indifferentemente alla società o all’amministratore.
b) Ovviamente in questo contesto, trovano collocazione anche le spese di vitto, o di alloggio sostenute sempre dall’Amministratore per offrire ospitalità a clienti, fornitori o altri soggetti interessati, nelle più svariate occasioni, come ad esempio visita alla sede sociale, fiere, cene di rappresentanza e quant’altro. Come specificato anche nella circolare di Febbraio 2009 alle pagg. 21 e ss. è evidente che in questi contesti il costo globalmente sostenuto deve essere scomposto in varie componenti, che devono trovare adeguata rappresentazione anche nel piano dei conti: da un lato, bisogna distinguere la spesa esclusivamente dell’Amministratore e/o dei dipendenti per cui vale il principio delle spese di vitto ed alloggio in occasione di trasferte (si badi bene sempre se fuori comune) inerenti l’attività d’impresa; dall’altro invece per i commensali invitati la spesa avrà, in linea generale, carattere di rappresentanza divenendo deducibile solo nei limiti del 75% dell’ammontare dovuto. Anche in questo ambito, ribadiamo il fatto che i costi sostenuti dovranno essere adeguatamente documentati, dovranno essere presentate sia da Amministratore e dipendenti le rispettive note spese, e dovrà essere osservato l’inderogabile principio di inerenza della spesa sostenuta rispetto all’attività d’impresa.
Con riferimento, invece, alle spese per l’autovettura di proprietà dell’Amministratore, utilizzata anche per lo svolgimento dell’attività d’impresa, specifichiamo quanto segue:
c) oltre al rimborso forfettario di cui sopra, sempre per accordi intercorsi, vengono riconosciuti all’Amministratore rimborsi chilometrici, di cui alle tabelle ACI. Su questo punto giova un’ulteriore precisazione: i costi indicati dall’ente quale rimborso chilometrico sono già comprensivi delle spese carburante e manutenzione rapportate al chilometraggio medio annuo percorso, per cui l’includere tra i rimborsi analitici anche i costi di manutenzione dell’autovettura (quali a titolo esemplificativo ma non esaustivo: tagliandi, cambio olio, gomme e quant’altro) e i costi per rifornimento del carburante, fa sì che l’Amministratore si trovi nella situazione di percepire compensi a titolo di benefit, che dovranno essere successivamente presi in considerazione per la determinazione del reddito IRPEF imponibile.
d) Con riferimento alle spese di pedaggio autostradale, (ci riferiamo al telepass applicato sull’autovettura dell’Amministratore) esse non essendo ricomprese nel computo dei costi chilometrici calcolati dall’ACI, possono essere rimborsate analiticamente. Tuttavia esse non possono essere fatturate alla società e, quindi, pagate e dedotte dalla stessa proprio perché riferite all’auto di proprietà dell’Amministratore. Per essere maggiormente espliciti, i pedaggi autostradali inseribili in nota spese e pagabili con carta di credito aziendale sono solo quelli che trovano adeguata corrispondenza in trasferte sostenute per l’attività d’impresa da parte dell’Amministratore ed adeguatamente documentate (rimborso analitico). Diversamente, considerare l’intero importo della fattura del telepass quale spesa per pedaggio autostradale, senza distinguere se il viaggio sia stato effettuato per fini aziendali o personali, espone l’Amministratore al rischio di presunzioni di percezione di benefit non dichiarato ai fini dei propri redditi.