Premesso che non tutte le spese sostenute per le cene ed i pranzi aziendali di dipendenti e amministratori sono da qualificarsi come spese di rappresentanza, il problema principale consiste nel capire quando una spesa sia da considerarsi come di rappresentanza e quando, invece, come “normale” spesa di ristorazione.
Con riferimento al caso in esame costituisce spesa di rappresentanza (ai sensi del D.M. 19.11.2008):
- qualsiasi spesa per beni e servizi distribuiti o erogati gratuitamente. In particolare i costi in oggetto devono rispondere sempre al seguente criterio di inerenza: deve trattarsi di spese per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione di generare anche potenzialmente benefici economici per l’impresa (ad esempio le spese di ristorazione sostenute per clienti e fornitori).
Lo stesso D.M. 19.11.2008 precisa che non sono spese di rappresentanza, e non soffrono quindi limiti di deducibilità, le c.d. spese di ospitalità, ossia le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare i clienti, anche potenziali, in occasione di mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa o in occasione di visite a sedi, stabilimenti o unità produttive dell’impresa. Da notare che tale fattispecie richiede importanti oneri probatori (vedasi paragrafo al termine del quesito).
Nel momento in cui le spese oggetto del quesito non siano qualificabili come spese di rappresentanza non sono altro che generiche spese di ristorazione. L’I.V.A., in questi casi, è interamente detraibile.
Ai fini delle imposte sui redditi, invece, si rende necessaria un’ulteriore distinzione:
- spese di ristorazione e di alloggio generiche: vige la deducibilità al 75%;
- spese di ristorazione e di alloggio sostenute in occasione di trasferte entro il territorio del Comune dove il dipendente e/o l’amministratore ha la sede di lavoro: è consentito alla società dedurre il costo al 100% ma lo stesso dovrebbe costituire fringe benefit in capo al dipendente e/o amministratore;
- spese di ristorazione e di alloggio sostenute in occasione di trasferte al di fuori del Comune dove il dipendente e/o l’amministratore ha la sede di lavoro: si applicano i limiti di deducibilità giornalieri stabiliti dal TUIR, ossia Euro 180,76 per le trasferte in Italia ed Euro 258,23 per quelle all’estero.
Riassumendo, quindi, si possono avere 5 casistiche, per cui si consiglia di utilizzare contabilmente diversi sottoconti:
a) spese di ristorazione e di alloggio qualificabili come spese di rappresentanza: l’I.V.A. è indetraibile, mentre il costo è deducibile al 75% nel limite stabilito dal D.M. 19.11.2008 (1,3% dei ricavi fino a 10 milioni, 0,5% dei ricavi da 10 a 50 milioni, 0,1% dei ricavi oltre i 50 milioni). Il sottoconto da utilizzare sarà “spese alberghi e ristoranti di rappresentanza”;
b) spese di ristorazione e di alloggio “generiche”: l’I.V.A. è detraibile al 100% e il costo al 75%. Il sottoconto da utilizzare sarà “Spese alberghi e ristoranti”;
c) spese di ristorazione e di alloggio sostenute in trasferta entro il Comune sede di lavoro: l’I.V.A. è detraibile al 100% così come il costo è interamente deducibile. Il sottoconto da utilizzare è “Viaggi e trasferte deducibili al 100%”;
d) spese di ristorazione e di alloggio sostenute in trasferta al di fuori del Comune sede di lavoro: l’I.V.A. è detraibile al 100%, mentre il costo è deducibile nei limiti citati in precedenza. Il sottoconto da utilizzare per la quota che non eccede i limiti (deducibile) è “Viaggi e trasferte deducibili al 100%” mentre per l’eventuale quota oltre i limiti (indeducibile) consigliamo il conto “Viaggi e trasferte non deducibili”;
e) spese promozionali: l’I.V.A. è detraibile mentre il costo è deducibile al 75%. Il sottoconto da utilizzare per distinguerle è “Spese promozionali per alberghi e ristoranti”.
Un caso particolare è rappresentato dai c.d. pranzi o cene “sociali”, ossia destinati alla generalità o a categorie di dipendenti con finalità di ricreazione. In tal caso infatti si tratta di costi deducibili ai sensi dell’art.100 del TUIR quali “oneri di utilità sociale” (Comm. Trib. Centrale, sezione VII, 14 luglio 1994). Poiché la deducibilità di tali costi è limitata ad un “ammontare complessivo non superiore al 5 per mille dell’ammontare delle spese per prestazioni di lavoro dipendente risultanti dalla dichiarazione dei redditi”, in questo caso per semplificare il calcolo delle imposte sarebbe utile effettuare la registrazione utilizzando un apposito conto, denominato “oneri di utilità sociale in favore dei dipendenti”.
Per completezza sull’argomento trattato, esponiamo, infine, ulteriori precisazioni.
Un problema rilevante è dato dal fatto che, spesso, il documento di acquisto riepiloga indistintamente spese di vitto e alloggio che fanno riferimento alle varie fattispecie esaminate sopra. Si è quindi nell’evidente difficoltà di ripartire, ad esempio, un’unica fattura di ristorante fra i vari soggetti commensali: dipendenti/amministratori, clienti, fornitori, ecc.. La dottrina (e, per nostra diretta esperienza, anche la stessa Amministrazione Finanziaria), consiglia di dividere forfettariamente l’unico costo per il numero dei partecipanti, e, quindi, di trattare ogni quota secondo la normativa prevista.
Altra difficoltà è quella di fornire la prova di trovarsi in uno dei casi sopra detti. Se da un lato, non vi sono particolari problemi per la posizione del dipendente/amministratore (per i quali il tutto può essere comprovato da un’apposita autorizzazione prestampata che serva anche da nota spese e resoconto del viaggio, firmata dal dipendente/collaboratore e controfirmata dal legale rappresentante o dall’addetto all’ufficio personale dell’azienda), dall’altro appare più difficile provare chi fossero gli altri commensali, nonché dimostrare che si trattasse di clienti, oppure fornitori e non terzi del tutto estranei. Qui non ci sono vere e proprie regole, se non principalmente il “buon senso” (potrebbe, per esempio, essere utile in questo caso predisporre e allegare alla spesa una dichiarazione del dipendente che indichi nome cognome e qualifica del commensale).
Per quanto riguarda invece le prove da fornire nei casi di:
- ospitalità a clienti in occasione di mostre, fiere, esposizioni e simili, e a condizione che in tali manifestazioni siano esposti i beni o i servizi prodotti dall’impresa;
- ospitalità in occasione di visite dei clienti a sedi, stabilimenti, o unità produttive dell’impresa
a fronte della deducibilità totale di queste spese (ridotta al 75% per le spese di vitto e alloggio), il D.M. 19.11.2008 prevede un certo rigore negli obblighi documentali. Si richiede, infatti, un’apposita documentazione, dalla quale risultino le generalità dei soggetti ospitati; la durata e il luogo di svolgimento della manifestazione, obbligo che si correla sembra al solo caso delle mostre, fiere ecc.; la natura dei costi sostenuti.
Al di là della norma puntuale, crediamo sia opportuno che l’azienda si doti di un’apposita procedura di supporto contabile, anche nel caso in cui i clienti siano stati ospitati per una visita all’azienda. Nello specifico, se appare più semplice produrre una documentazione che attesti l’avere organizzato “mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili” (visto che con tutta probabilità si avranno inviti, spese catering, brochure, spese fiera, e quant’altro), non è semplice dimostrare che sia stata effettuata una “visita a sedi, stabilimenti o unità produttive dell’impresa”. Tuttavia, anche in questo caso possono valere alcune indicazioni: per esempio, potrebbe essere utile disporre di un registro da compilarsi di volta in volta con le generalità delle persone presenti che hanno accesso agli ambienti dell’azienda, anche se francamente appare una pratica commerciale poco attenta e sensibile.
Qualora, quindi, vi troviate nell’impossibilità di dare tale dimostrazione, suggeriamo di considerare anche queste spese come di rappresentanza.