In linea generale, il giorno della ricezione della dichiarazione d’intento è quello in cui la stessa, trasmessa da parte del cliente esportatore abituale, perviene nella disponibilità del fornitore o prestatore, vale a dire, in termini pratici, quando la stessa viene consegnata (dal cliente stesso, ovvero, se trasmessa via posta o con altri mezzi, dall’incaricato delle poste o della società di spedizioni) all’impresa destinataria.
Ovviamente, le disposizioni in materia di dichiarazione d’intento attribuiscono notevole rilevanza al momento in cui essa viene ricevuta dal cedente o prestatore. Infatti, dal giorno in cui la dichiarazione viene ricevuta:
a) il cedente o prestatore è tenuto all’emissione delle fatture senza applicazione dell’imposta;
b) decorrono i 15 giorni per la sua annotazione nell’apposito registro.
Inoltre, tale giorno individua anche il mese di ricevimento e, quindi, il termine per l’inoltro della comunicazione all’Agenzia delle Entrate.
La data della dichiarazione d’intento e della sua ricezione sono di estrema importanza perché la stessa deve essere precedente all’effettuazione dell’operazione che si vuole escludere dall’imposta. Il fornitore inoltre alla ricezione della stessa deve verificare che il documento sia conforme all’apposito modello ministeriale (DM 6 dicembre 1986) e che sia ancora valida per l’operazione che ci si accinge ad effettuare.
Da quanto sopra emerge, a nostro avviso, l’opportunità che il cedente o prestatore sia sempre in possesso della dichiarazione originale e che adotti le cautele necessarie per fornire la prova del giorno in cui la stessa è stata ricevuta, (ad esempio, la ricevuta della raccomandata nel caso di spedizione della dichiarazione con raccomandata A/R).
Di conseguenza, a nostro avviso, anche il fax può essere un valido strumento per rendere conoscibile un documento cui attribuire data certa, purché sia sempre seguito a breve (qualche giorno) dalla dichiarazione originale e purché siano insindacabili origine (mittente), ora e data di ricezione.