I documenti inviati sono i seguenti:
– Nota spese analitica dell’amministratore per la trasferta;
– Estratto conto agenzia di viaggi per acquisto biglietto aereo (volo Venezia-Mumbai)
– Estratto conto agenzia per visto per l’India
– Ricevuta di pagamento hotel in Mumbai pagata dall’amministratore
La contabilizzazione degli estratti conto per l’acquisto del biglietto aereo e per il servizio di Visto, in quanto intestati alla società sono da considerarsi un costo per l’azienda da inserire come costo nelle spese per trasferte analitiche per amministratori a conto economico. Per provare l’inerenza e quindi avere diritto alla deducibilità del costo si consiglia l’inserimento a scopo precauzionale nella nota spese dell’amministratore, in modo tale che risulti il collegamento tra il sostenimento del costo e la trasferta effettuata, seppur in tal caso non vi sia alcuna spesa da rimborsare, avendo l’azienda effettuato direttamente l’esborso finanziario.
La ricevuta di pagamento dell’Hotel pagata ed intestata all’amministratore rientra a pieno titolo nella nota spesa analitica dell’amministratore. Come chiarito nella Circolare di Studio sul tema delle trasferte ai dipendenti, le spese per vitto ed alloggio se rimborsate nella forma analitica sono da considerarsi deducibili per l’impresa fino ad un massimo di euro 258,23 al giorno (nel caso di specie risultano essere euro 150 al giorno, euro 750/5 gg di trasferta) mentre non sono tassabili in capo all’amministratore senza alcun limite.
Per quanto concerne l’inserimento delle predette operazioni nella comunicazione black list è da evidenziare che l’India non rientra nei paesi a fiscalità privilegiata.
In ogni caso andrebbe comunicata un’operazione, anche sostenuta ed intestata al dipendente nonché inserita in nota spese e sostenuta in un paese a fiscalità privilegiata purché superi la soglia di rilevanza di euro 500.
Qualora la trasferta avvenisse in un paese della comunità europea si rilevano gli stessi adempimenti di cui sopra, compreso il caso in cui la trasferta sia effettuata in un paese a fiscalità privilegiata comunitario.